История одного фонаря
Путешествие из Китая сквозь проверки и согласования
В этой статье речь пойдёт о закупках.
Давайте вместе посмотрим, какие шаги предпринимаются, чтобы ускорить выполнение просьб жителей?
Например, на установку дополнительного фонаря.
Сервисная компания и жители посёлка преследуют одну и ту же цель.
Мы хотим, чтобы посёлок не только красиво выглядел, но и был полностью оборудован: урнами, скамейками, качелями, детскими и спортивными площадками.
Новые элементы появляются, если о них просят жители и если они были ранее запланированы. О планах на год мы сообщаем в Блоге о сервисе и в официальных чатах.

Плановые и внеплановые закупки
Все закупки в Сервисной компании условно делятся на две группы: плановые и незапланированные.

В начале каждого сезона, до майских праздников, Сервисная компания каждого посёлка проводит осмотр территории: детских и спортивных площадок, парков и рекреационных зон. Урны, лавочки, люки и электрические щиты обязательно красятся; проводится ревизия оборудования, техники. Поэтому краска, комплектующие и инструменты - это плановые закупки, они заранее внесены в бюджет на предстоящий месяц вместе с тратами на приобретения, включённые в план развития посёлка.

Покупка дополнительных элементов, о которых попросили внезапно - качели, песочницы, урны или скамейки - это внеплановые покупки, в бюджете не предусмотренные. Их приобретение идёт более сложным путём и требует времени.
Как идёт закупка для эксплуатирующих организаций?
Эксплуатирующая организация - это Сервисная компания вашего посёлка. Закупки, которые она делает, связаны с поддержанием внешнего вида посёлка, установкой дополнительных элементов на спортивных и детских площадках, посадками, инвентарём и прочим.

Итак, какой путь надо проделать нашему фонарю, чтобы осветить тёмный закоулок? До того, как он будет погружен в контейнер, чтобы приплыть из-за границы (а потом прокатиться на поезде), его необходимо согласовать, провести документы на его закупку, отразить приобретение в бюджете, а также заложить время на таможенное оформление. Так что - увы! - он прибудет в посёлок лишь спустя несколько месяцев с момента, как о нём впервые заговорили.
Это обязательные требования для крупной компании, которая работает официально.
Поиск фонаря
При необходимости установки или замене фонаря Сервисная компания приступает к поиску фонаря-близнеца для уже стоящих в посёлке. Вы знаете, что у каждого посёлка уникальный дизайн ограды, фонарей, рисунок брусчатки, а у некоторых даже есть свой герб? Чтобы не нарушать гармонию внешнего облика посёлка, сотрудники Сервисной компании отыскивают документы и связываются с прежним поставщиком для заказа.
Как правило, оборудование продаётся партиями, поэтому есть вероятность, что ради одного фонаря поставщик не пойдёт на сделку или поставит изготовление в план на будущий период, что увеличит конечные сроки.
Этот вопрос решается разными способами: ищем альтернативу, предлагаем поставщику дополнительные условия, узнаём, нет ли нашего фонаря в партии, которая изготовлена для другого клиента. И только перебрав все возможные варианты, соглашаемся ждать.
Фотографии фонарей в посёлках "Монтевиль", "Гринфилд",
"Мэдисон Парк" и "Покровский"
Коммерческое предложение
Сервисная компания посёлка добавляет новую статью затрат в бюджет на будущий период, оформляет коммерческое предложение и направляет его на проверку в Отдел контроля закупок, который старается минимизировать бюджет.
Сотрудники отдела предлагают альтернативные варианты либо пытаются повлиять на выбранную компанию, чтобы она снизила цену.
Отдел контроля закупок - это подразделение Сервисной компании, отвечающее за проведение анализа и экспертизы стоимости закупок. Благодаря его деятельности наиболее подходящие объекты приобретаются по минимальной цене и без потери качества.
Проверка службой безопасности
Если предложенная отделом контроля закупок альтернатива подошла, но с этим поставщиком компания ещё не работала, то будущая сделка проверяется службой безопасности. Проверка необходима для закупок стоимостью больше 50 тысяч рублей. Сотрудники службы проверяют официальное оформление компании, выясняют, не являлась ли она банкротом, вовремя ли платит по счетам.
Согласование юристов
Дальше договор отправляется на согласование с юристами.
Проводится его проверка на соответствие действующему законодательству, учредительным документам компании. Отдельно изучаются правоустанавливающие документы исполнителя, выясняется вопрос правомерности подписи его представителя и возможности взыскания задолженности в случае возникновения неблагоприятных ситуаций.
Проверки юристами и службой безопасности хоть и увеличивают срок поставки, зато помогают компании обезопасить заключаемые сделки и выполнять обещания, данные жителям.
Согласование оплаты и счёта
После проверки запускается согласование оплаты и счёта.
То есть документы уходят в бухгалтерию, после чего готовый счёт отправляется поставщику.
Время на изготовление и доставку
Если все фонари посёлка, куда стремится наш герой, были заказаны в Китае, то и этот тоже поедет издалека.
Закладываем время на его изготовление или ожидание.
Ура!
Наш фонарь дома!
Дальше начнётся процесс установки, но это уже совсем другая история....
Мы стараемся максимально ускорить процесс, оставаясь в рамках описанной структуры, которая является залогом получения надёжного результата.
Фонари в посёлке "Риверсайд"
Как идут закупки по 223-ФЗ?
Помимо закупок по эксплуатации, Сервисная компания проводит также закупки, необходимые для предоставления услуг, относящихся к регулируемым видам деятельности: сфере электроснабжения, газоснабжения, теплоснабжения, водоснабжения, водоотведения и очистки сточных вод.

Для этих целей компания закупает насосы для водозаборных узлов, комплектующие, трубы, крепления, материалы, необходимые для работы с очисткой сточных вод и многое другое.
Закупки в этой области делаются через тендерную площадку в соответствие с 223-ФЗ "О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц".
Водозабор, водоснабжение и водоотведение в посёлках
Всё о том, как устроены инженерные коммуникации и кое-что о планово-профилактических работах, связанных с водоснабжением
Система работы в области закупок прозрачная и очень надёжная. Она работает на предупреждение, защищая от ошибок и дополнительных проверок, а также свидетельствует о системном подходе даже в мелочах.
Сервисная компания бережно относится к бюджету каждого посёлка и принимаемым решениям.

Июль 2019
Похожие публикации